Die Technische Universität München (TUM) zählt zu den besten Universitäten Europas. Spitzenleistungen in Forschung und Lehre, Interdisziplinarität und Talentförderung zeichnen uns aus. Dazu kommen starke Allianzen mit Unternehmen und mit wissenschaftlichen Einrichtungen auf der ganzen Welt. Die TUM ist eine der drei ersten Exzellenz-Universitäten Deutschlands. In internationalen und nationalen Rankings schneiden wir regelmäßig hervorragend ab. 50.000 Studierende und rund 10.000 Beschäftigte studieren und arbeiten bei uns.
Das TUM Legal Office ist die Zentrale Rechtsabteilung der TUM. In einem Team von ca. 25 Juristinnen und Juristen sind wir juristische Berater und Dienstleister sowohl für alle Professuren und sonstigen Einrichtungen als auch für alle Hochschulgremien der TUM, insbesondere das Hochschulpräsidium. Zur Verstärkung in unserem Abteilungssekretariat suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz / Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

in Vollzeit (Teilzeit geeignet/mindestens 30 Wochenstunden bei einer Verteilung auf fünf Arbeitstage)

Ihre Aufgaben umfassen alle klassischen Sekretariatsaufgaben, insbesondere:

• Assistenz der Abteilungsleitung, insb. als erste Anlaufstelle für Anfragen an die Abteilungsleitung und/oder die Abteilung,
• Korrespondenz und Kommunikation in deutscher sowie englischer Sprache,
• Aktenverwaltung, Dokumentenmanagement, Datenbankpflege und statistische Abfragen,
• Aktualisierung des Gliederungsbescheids der TUM in enger Abstimmung mit der Abteilungs- und Referatsleitung sowie Beschaffung aller hierfür erforderlichen Unterlagen und Informationen,
• Beschaffung und Verwaltung des Bürobestands der Abteilung,
• Organisation der Arbeitsabläufe innerhalb der Abteilung in Abstimmung mit der Abteilungs- und Referatsleitung,
• Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen sowie Unterstützung beim Dienstreisemanagement,
• Mitgestaltung des Internetsauftritts der Abteilung.

Sie verfügen über:

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen vergleichbaren Bildungsabschluss.
• idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich.
• ein sicheres und freundliches Auftreten.
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, jeweils in Wort und Schrift.
• sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen.
• Loyalität, eine gewissenhafte Arbeitsweise, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Konzentrations- und Teamfähigkeit, Organisationstalent und Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick.
• eine gute Kommunikationsfähigkeit.

Wir bieten Ihnen:

• eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem tatkräftigen und kollegialen Team an einer modernen und reformfreudigen Universität.
• eine gründliche Einarbeitung.
• flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zur regelmäßigen persönlichen und fachlichen Weiterbildung, vergünstigte Jobtickets im ÖPNV, Zugang zum Angebot des Zentralen Hochschulsports sowie zur Mensa des Studentenwerks München u. v. m.