Beschäftigte*r in der Verwaltung (d/m/w) – 50 % Arbeitszeit – Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen

Aufgabenbeschreibung:

• Selbständige Führung des Fachgebietssekretariats inkl. Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache, Terminplanung, Führung von Personal- und Urlaubslisten, Organisation von Dienstreisen, Überwachung und Planung der Haushaltsmittel
• Administrative Bearbeitung von Personalvorgängen inklusive Vorbereitung und Durchführung von Stellenausschreibungen und Einstellungsverfahren
• Beschaffung im Haushalts- und Drittmittelbereich inklusive Angebotsprüfung, Rechnungs­bearbeitung und Kostenkontrolle
• Betreuung der Studierenden und Unterstützung der Lehrenden bei der Organisation der Lehre und Prüfungen
• Erfassung von Leistungsaktivitäten in Forschung und Lehre (LINF)
• Administration und Finanzabwicklung von Drittmittelprojekten inklusive Budgetkontrolle, Bedarfsermittlung und Ausarbeitung von Vorschlägen zur Verwendung freier Mittel
• Unterstützung bei der Beantragung/Einwerbung von neuen Projekten
• Kommunikation und Abstimmung mit Mittelgebern, Überwachung von Terminen
• Organisation von nationalen und internationalen Meetings sowie Erstellung von Präsentationen und Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, u. a. bei der Erstellung von Berichten, Beiträgen und Veröffentlichungen
• Pflege des Internetauftrittes des Fachgebietes

Erwartete Qualifikationen:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellte*n oder Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Personal und Finanzen
• Sehr gute EDV-Kenntnisse
• Gute Deutsch- und/oder Englischkenntnisse erforderlich; Bereitschaft, die jeweils fehlenden Sprachkenntnisse zu erwerben
• Kenntnisse des Reisekostenrechts und der Zuwendungsbedingungen von Drittmittelgebern
• Organisations- und Koordinationsgeschick
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Selbständigkeit, Organisations- und Koordinationsgeschick, hohe Belastbarkeit und Freude am Arbeiten im Team
• Wünschenswert sind Kenntnisse der Verwaltungsstrukturen der TU Berlin

Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit den üblichen Unterlagen (in einem PDF-Dokument, max. 5 MB) ausschließlich per E-Mail an Prof. Dr. Nina Langen über [email protected].

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung:
https://www.tu.berlin/abt2-t/​services/​rechtliches/​datenschutzerklaerung-bei-bewerbungen

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eig­nung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit.